بررسی مفاهیم لازم و جمع آوری داده

تجزیه و تحلیل سیستم ها،کاربرد رویکرد سیستمی در طراحی سیستم های اطلاعاتی است. سایر علوم ممکن است برای تشریح پدیده های که با آن روبرو هستند، از مفاهیم سیستم ها استفاده نمایند. اما طرز تفکر سیستمی ،زیر بنای فعالیت های تجز یه وتحلیل سیستم ها است .

سازمان هاسیستم های پیچیده ای هستند که دارای زیر سیستم های به هم وابسته و متعاملند .تغییرات در یک بخش باعث ایجاد تغییرات قابل پیش بینی و غیر قابل پیش بینی در سایر بخش های آن می شود .

رویکرد سیستمی به سازمان ، بصورت یک کل و به اجزای آن در رابطه با نقشی که در کل دارند ،می نگرد و این یکی از راههای منطقی بررسی سیستم ،ارتباطات درونی و یکپارچگی عملیات سازمانی ، به خصوص در زمان معرفی یک سیستم جدید اطلاعاتی می باشد .

با بررسی چندین سیستم موجود در انبار و با بررسی عملیات دستی آنها ،اکثر موارد آنها مشترک بود . همچنین با مشخص شدن ویژگی هائی که این شرکت در نظر دارد اطلاعات زیر در تهیه این بانک اطلاعاتی مورد استفاده قرار گرفتند .

در دنیای امروز وجود سیستم انبار بسیار ضروری و لازم است.با پیشرفت علم و تولید کالاهای بسیار زیاد که در زندگی ما بسیار کاربرد دارند،نیازمند آن است که انبارداران با داشتن یک سیستم با اطلاع شوند .

با وجود انواع کالاها ،شمارش دستی موجودی ،بسیار وقتگیر و خسته کننده و همراه با اشتباه خواهد بود،اما اگر آمار ورود و خروج کالاها را در کامپیوتر داشته باشند از مشکلات آنها کاسته و حتی می تواند بدون اشکال باشد .برای اجرا و بهره برداری از سیستم ، تعریف اطلاعات اولیه زیر ضروری است:

تعریف انبارها: در واقع یک تقسیم بندی منطقی از انبارها است.لازم است این تقسیم بندی طوری باشد که در برگیرنده کلیه نیازهای استاندارد باشد .

واحد کالاها: واحد های شمارش و مصرف هر قلم جنس می باشد .

کد گذاری کالاها: کلیه کالاهای مصرفی مورد استفاده بایستی ابتدا کد گذاری شوند بطوری که کنترل گردش کالا با استفاده از کد به آسانی صورت گیرد و این کدها در عین جامعیت، بایستی ساده و قابل استفاده توسط کاربران باشد .بعد از تعریف اطلاعات فوق سیستم قابل استفاده بوده و عملیات زیر توسط سیستم پشتیبانی می شود .

قبض انبار: کارپرداز خرید با مراجعه به قسمت انبار اجناس مورد نیاز را تحویل می دهد ، انبار از لحاظ تعدادی قبض انبار صادر می کند سپس کارپرداز به قسمت مالی مراجعه نموده و اسناد خرید مورد نیاز را ارائه می نماید تا قسمت مالی نیز از لحاظ ریالی اطلاعات قبض انبار را تکمیل کند .

حواله انبار: انبار اجناس در خواستی واحد ها را تحویل داده و اطلاعات آنرا در حواله انبار ثبت می نماید .

انبار گردانی: هنگام انبارگردانی سیستم لیست کالاهائی را که باید در مراحل اول،دوم و سوم شمارش شوند در اختیار سیستم شمارش کننده قرار می دهد و بعد از انجام شمارش اطلاعات مربوطه را دریافت می کند و تغییرات مورد نیاز را در کاردکس انبار اعمال می نماید .